Microsoft Outlook adalah: Pengertian, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

Posted on

Kaum milenial harus tahu pengertian Microsoft Outlook adalah suatu software yang dapat menunjang aktivitas pekerjaan salah satunya dalam kirim-mengirim email secara cepat. Saat menggunakan komputer kita tidak kan pernah lepas dari yang namanya aplikasi perkantoran salah satunya yang terkenal yaitu Microsoft Office, didalamnya terdapat aplikasi seperti Word, Excel, PowerPoint, Accsess, dll. ada salah satu yang sangat berguna untuk menunjang pekerjaan terutama untuk perusahaan yaitu aplikasi Outlook yang canggih bisa digunakan untuk kirim dan menerima email hingga membuat jadwal agenda seperti rapat.

A. Lebih Lengkap Pengertian Microsoft Outlook

Yang dimaksud Microsoft Outlook adalah suatu software yang bersifat personal information manager, dibuat oleh Microsoft Corporation dan termasuk kedalam keluarga Microsoft Office. Dengan Outlook memungkinkan penggunanya dapat mengirim maupun menerima Email, menyimpan nomer kontak, mengelola kalender, membuat jadwal kerja, membuat catatan, emembuat jurnal, hingga melacak tugas.

Dengan banyaknya fitur yang dapat mempermudah dalam melakukan aktivitas pekerjaan terutama di kantor maka software ini layak dipertimbangkan untuk digunakan dan ternyata menggunakan Outlook juga tidak terlalu sulit. Seperti tampilan pada Email Outlook sangat enak di pandang atau antar mukanya sangat user friendly. Fitur lainnya-pun tersusun rapi sehingga bisa dengan mudah digunakan saat di butuhkan, sehingga pengguna tidak akan terlalu lama untuk membiasakan menggunakan software ini dalam menunjang aktivitas pekerjaannya.

microsoft outlook adalah
sumber gambar: flickr.com

Perlu diketahui ternyata ada versi Mini dari Microsoft Outlook yang bernama Outlook Express, yang fungsinya hampir sama bisa digunakan untuk mengakses email, kalender, dan membuat jadwal. Dulu banyak perusahaan yang menggunakan Outlook Express untuk kebutuhan email karena fasilitasnya yang cukup menunjang. Jadi ada dua jenis yang bisa digunakan Yaitu Microsoft Outlook dan Microsoft Outlook Express.

Dapat disimpulkan Microsoft Outlook Express merupakan versi mini atau kecil dari Outlook, yang dirillis pertama kali bersamaan dengan weindows 98 dan secara otomatis terinstall saat pengguna menggunakan komputer dengan OS Windows 98 hingga Windows XP. Jadi Microsoft Outlook merupakan versi terbaru yang bisa digunakan pada komputer hingga smartphone.

B. Manfaat Microsoft Outlook

Beberapa Manfaat dan fungsi microsoft outlook untuk penggunanya yang dapat menunjang aktivitas terutama saat berkerja seperti:

1. Untuk Mengirim dan Menerima Email

Fungsi yang sering digunakan yaitu untuk mengirim dan menerima email, karena di tunjang dengan berbagai fiture / tools maka tak heran jika banyak perusahaan yang menggunakan Outlook sebagai software untuk mengirim dna menerima email.

2. Dapat Membaca Email Secara Offline dan Auto Reply

Selain dapat mengirim dan menerima email, ternyata Microsoft Outlook dapat memungkinkan kita untuk membaca email secara offline. Selain itu pengguana juga bisa membuat balasan atau auto reply yang sudah di atur sebelumnya.

3. Backup Email di Komputer

Selanjutnya keuntungan dari Microsoft outlook adalah email dapat di backup ke Komputer, maka tidak perlu khawatir jika email yang dianggap penting sampai terhapus asalkan kita sudah melakukan backup sebelumnya.

4. Membuat Rencana dan Agenda Jadwal

Di menu Calendar kita dapat membuat rencana agenda, hingga memasukan keterangan secara detail mulai lokasi, waktu mulai, dan waktu bekahir. Seperti membuat jadwal rapat, kita juga dapat menambahkan email orang yang akan mengikuti rapat tersebut.

C. Kelebiahan dan Kekurangan Microsoft Outlook

1. Kelebihan

a. Memiliki Antar Muka Yang User Friendly

Tampilannya user friendly, enak di pandang, jelas, mudah di pahami dan simple. Jadi orang yang baru memakainya dapat dengan mudah menggunakannya terutama dalam berkirim email.

b. Keamanan Yang Baik

Kelebihan Outlook selanjutnya yaitu memiliki beragam fitur keamanan, seperti memiliki fitur aktivitas terakhir akun hingga otentikasi pesan dan enkripsi pesan.

c. Dapat Terhubung Ke Sosial Media dan Sinkronisasi Smartphone

Dengan fitur sosial conector maka memungkinkan pengguna dapat menghubungkan akun Outlook ke sosial medianya. Selain itu memungkinkan juga pengguna untuk menghubungkan akun Outlook dengan smartphone sehingga dapat di akases kapan saja.

d. Membuat Folder

Tujuannya untuk memisahkan email berdasarkan kategorinya, Misalnya jika ada email yang dianggap penting tentunya akan disimpan berdasarkan kategori folder yang telah dibuat. Jadi saat di butuhkan kita dapat dengan cepat mencari email penting tersebut dan pesan masuk menjadi lebih rapi.

Baca Juga: Pengertian PowerPoint : Sejarah, Kelebihan, dan Kekurangnya

Baca Juga: Fungsi Utama Program Microsoft Excel

2. Kekurangan

a. Versi Gratis Kapasitas Penyimpanan Kecil

Kelemahan Outlook adalah terdapat versi gratis yang penyimpanannya terbatas hanya mencapai 5 GB. Sedangkan untuk kapasitas penyimpanan lebih besar harus menggunakan versi premiumnya yang memiliki kapasitas penyimpanan hingga 1 TB.

b. Tidak Banyak Digunakan Di Indonesia

Bagi orang Indonesia pasti lebih familiar dengan email Yahoo atau Gmail karena sering digunakan sehingga lebih familiar. Oleh karena itu bagi yang pertama menggunakan Outlook mungkin perlu beradaptasi lagi terutama mengenai interface dan beragam fiturnya yang bisa digunakan terutama untuk menunjang aktivitas kantor.

Akhir kata, software ini sangat layak digunakan terutama bagi perusahaan karena dapat menunjang aktivitas pekerjaan, bisa di lihat dari fitur yang disediakannya sangat lengkap mulai dari mengirim email hingga membuat jadwal agenda kegiatan. Itulah pembahasan mengani pengertian microsoft outlook, semoga bermanfaat terutama dalam menambah wawasan, jika ada kesalahan dalam pembahasan ini mohon di maafkan.

Hanya seorang yang suka menulis dan membagikan ilmu pendidikan kepada siapa saja yang membutuhkan. Moto Hidup saya Hemat, Simple, dan Sederhana.