Berikut ini pengertian dokumen dan dokumentasi secara lengkap – Sering kita dengar istilah mengenai dokumen dan dokumentasi baik itu di lingkungan masyarakat atau lingkungan pekerjaan, tapi apakah definisi dari istilah tersebut? Berikut ini kita akan mempelajari mengenai definisi dokumen dan dokumentasi, dapat di baca di bawah ini.
A. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah menurut bahasa Inggris berasal dari kata “document” yang mempunyai arti suatu yang tertulis atau yang tercetak dan segala benda yang memiliki berbagai keterangan dipilih untuk di disusun, di kumpulkan, di sediakan ataupun untuk disebarkan.
B. Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah berasal dari istilah internasional, dalam bahasa Inggris disebut dengan “documentation”. Sedangkan dalam bahasa Belanda disebut dengan “documentatie”, lalu dalam bahasa Latin disebut “documentum” yang dapat di artiken pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan berbagai keterangan serta penerapan-penerapan dan bukti.
Bisa disimpulkan berarti kumpulan dari berbagai dokumen dapat memberikan keterangan ataupun bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan serta pengelolaan dokumen secara sistematis dan menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut, atau bisa juga disimpulkan dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mengumpulkan, menyusun, mencari, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan juga menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.
Kegiatan / Tugas Dokumentasi:
- Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
- Mencatat dokumen
- Mengolah dokumen
- Memproduksi dokumen
- Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
- Menyimpan dan memelihara dokumen
Baca Juga: Pengertian Data.
Baca Juga: Pengertian Karya Ilmiah.
C. Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi
Inilah perbedaan dokumen dengan dokumentasi, bisa kamu baca dibawah ini:
Dokumen:
- Di fokuskan kepada benda atau informasinya.
- Tak merupakan unit kerja.
- Memiliki sifat atau bersifat pasif.
- Dapat dipakai sebagai alat bukti.
- Sangat menunjang penelitian.
Dokumentasi:
- Di fokuskan kepada kegiatannya.
- Merupakan unit kerja.
- Memiliki sifat atau bersifat aktif.
- Mengolah serta menyiapkan dokumen baru.
- Menyiapkan keterangan-keterangan untuk penelitian.
D. Jenis-Jenis Dokumen
Setelah mengetahu pengertian dokumen dan dokumentasi, berikut kami berikan penjelasan mengenai jenis-jenis dokumen, dapat ditinjau dari berbagai macam segi diantaranya sebagaimana di bawah ini:
1. Berdasarkan Pemakaian
Dokumen Jika ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan 4 (empat) jenis, diantaranya dapat kamu baca di bawah ini:
- Dokumen pribadi adalah, berbagai macam surat-surat yang berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Seperti contohnya : Akte kelahiran, KTP, SIM dan sebagainya.
- Dokumen niaga adalah, berbagai macam surat-surat berharga yang dapat dipakai atau digunakan sebagai pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual-beli atau dunia perdagangan. Seperti contohnya : Kwitansi, cek, wesel, saham, dan sebagainya.
- Dokumen sejarah adalah, berbagai macam surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu. Seerti contohnya : Naskah proklamasi, Batu bertulis dan lain-lain.
- Dokumen pemerintah adalah, berbagai surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi didalam pemerintahan suatu negara. Seperti contohnya : UUD 45, peraturan daerah, keputusan presiden dan lain – lain.
2. Berdasarkan Kegunaan
Dokumen jika di tinjau dari segi kegunaannya, dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu seperti di bawah ini:
- Nilai penerangan adalah surat yang dipakai sebagai pembuktian dalam memberikan berbagai informasi ke pada masyarakat.
- Nilai perdagangan adalah surat yang dipakai sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli di dalam dunia perdagangan.
- Nilai historis adalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.
- Nilai yuridis adalah surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti secara hukum dimuka pengadilan.
3. Berdasarkan Sumber
Jika dilihat dari segi sumbernya, dokumen dapat dibedakan diantaranya, simak di bawah ini :
- Dokumen yang bersumber dari pemerintah, Misalnya seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dan lain-lain.
- Dokumen yang bersumber dari swasta akan tetapi memiliki kekuatan hukum. Misalnya seperti : Akte notaris, visum dokter, dan sebagainya.
- Dokumen yang berasal dari kontrak-kontrak dagang. Misalnya seperti surat: kontrak, perjanjian, dsb.
- Bersumber dari aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan. Misalnya seperti: Kaledeoskop, kliping, dan lain-lain.
- Bersumber dari perseorangan. Misalnya seperti: Koleksi lukisan Afandi, dan sebagainya.
4. Berdasarkan Penilaian
Kalau ditinjau dari segi penelitiannya dapat dibedakan kedalam 3 (tiga) jenis, diantaranya yaitu :
- Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi-informasi penelitian langsung dari sumbernya.
- Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Contohnya : bibliografi.
- Dokumen tertier adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur sekunder, Contohnya : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
5. Berdasarkan Fungsi
Dokumen yang ditinjau dari segi fungsinya, diantaranya sebagimana dibawah ini:
a). Dikumen Dinamis
Dokumen dinamis adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan sebagimana dibawah ini:
- Dokumen aktif adalah suatu dokumen yang masih terpakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan.
- Dokumen semi aktif adalah suatu dokumen yang frekuensi dari penggunaannya sudah menurun.
- Dokumen in aktif adalah suatu dokumen yang sudah sangat jarang sekali digunakan.
b). Dokumen Statis
Dokumen statis adalah dokumen yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan. Dokumen statis dapat pula dibedakan atas :
- Dokumen koprol
- Dokumen Literal
- Dokumen Privat
Baca Juga: Pengertian Administrasi.
6. Berdasarkan Ruang Lingkup
Dari segi ruang lingkup dan juga bentuk fisiknya, diantaranya dapat di simak di bawah ini:
- Dokumen lateral adalah dokumen yang terjadi akibat ditulis, digambar, dicetak ataupun direkam. Misalnya seperti: Majalah, Koran, pita kaset, film dsb.
- Dokumen corporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan juga benda-benda kuno yang meliputi : Keris, batu pualam, arca, pakaian adat, mata uang kuno, dsb. Dokumen corporal suka disimpan dalam museum lalu dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
- Dokumen privat adalah dokumen yang memiliki berwujud surat menyurat atau arsip. Bidang penyimpanan surat-menyurat ini suka dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .
Itulah tadi di atas mengenai pengertian dokumen dan dokumentasi, somoga postingan kali ini dapat bermanfaat…
